Un processus de documentation interne raffiné (avec des modèles !) peut vous aider à rendre votre documentation beaucoup moins de travail et plus cohérente à l’échelle de l’entreprise. Il existe selon les Huissier, expert en constat avant travaux et affichage permis a Lyon, un processus pour créer vos processus – et nous sommes là pour cela. Suivez ces étapes.
Identifier les processus clés
Nous sommes de grands fans de documentation, mais cela ne veut pas dire que tout est digne d’un enregistrement méticuleusement détaillé. Il n’est pas nécessaire de trop concevoir des procédures pour des événements ponctuels ou aléatoires.
Commencez par définir des règles de base pour le type de choses que vous allez documenter. Un processus doit-il se produire un certain nombre de fois (disons trois) avant que vous le jugez digne d’être documenté ? Doit-il être fait fréquemment (comme au moins une fois par mois) ?
Partir avec l’intention de tout documenter est un peu ambitieux et vous vous sentirez forcément sous l’eau. C’est pourquoi il est judicieux d’établir des critères pour déterminer ce qui mérite d’être documenté.
Créez un modèle standard
Vous pouvez gagner du temps et assurer la cohérence de votre documentation en créant un modèle que tout le monde peut utiliser.
Décidez où les processus doivent être stockés
N’oubliez pas que votre documentation doit être accessible si elle doit être utilisée. Si vous ne l’avez pas déjà fait, créez un dossier ou un hub où tous ces enregistrements peuvent résider.
Idéalement, tout ce que vous utilisez devrait également être facilement consultable afin que les gens n’aient pas à chercher ce dont ils ont besoin.
Prévoyez du temps pour nettoyer
Même avec un processus de documentation raffiné en place, les choses deviendront parfois désordonnées. Les documents se retrouvent au mauvais endroit ou les étapes devront être mises à jour.
Réservez du temps chaque mois ou chaque trimestre pour vérifier tous vos documents et faire le ménage, qu’il s’agisse de peaufiner les processus ou d’organiser votre classement. Cela aidera à garder votre système en parfait état et, par conséquent, beaucoup plus susceptible d’être utilisé.
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